不论会议活动规模大小，都需要每一位参与组织者投入足够的热情和关注度，所谓麻雀虽小五脏俱全就是这个道理，理论上讲，每一次会议活动的举办都需要从以下几个方面进行认真筹备。
一、专业的人做专业的事
任何成规模的会议活动都是一次包含了流程策划、方案制定、物料采购等多方面内容的综合活动，所以，一定要提前委托一家具有丰富会议会务接待经验，并且可以提供合理收费服务的专业会议公司负责具体实施。从前期的会场选址、流程设置到中期的物料采集乃至后期收尾工作，这一点是会议活动顺利进行的最根本保障。
二、合理选择会议场地并根据会议主题和目的进行科学布置
常规的会议活动主题有答谢会、工作总结会、产品推介会、项目发布说明会等几个大类，活动举办前要根据活动主题选择合适的酒店或场馆，并根据场地面积、层高、有无立柱等实际情况通过背景板搭建、展架、条幅等制作品进行包装，营造与会议主题相符合的现场氛围。
三、会议设备租赁
目前会议常用设备主要有两大类，一类是酒店自身可以提供的如：主席台、麦克风、普通投影仪、幕布、水牌、普通视听设备，另一类是需要向专业会议设备出租商租赁的如：水晶演讲台、高流明投影仪、线阵音箱、专业舞台灯光、高清 LED 电子屏等专业设备，常规酒店提供的免费的会议设备很难完全满足会议活动的整体需求，所以，要根据会场实际情况，合理的安排专业设备租赁采购，以此来满足现场的效果需求
四、通过专业设计人员将企业植入会议每一处细节
每一次会议活动都需要提前制作邀请函、会场背景板、会议礼品、包装袋等印刷品，以期达到整体会议活动整体性体现的目的，在制作工作开始之前，一定要由专业的设计人员结合企业文化、会议主题、举办地等综合内容进行认真设计，务必保证活动 形象的整体性
五、及时总结，科学评价
切记在每一次会议活动结束之后，一定要及时的进行效果总结工作，将会议目的、参加人数、活动费用、活动细项、最终效果等内容数字化，并使用表格进行总结，所有的内容均设置科学百分比基数，通过表格对比，科学的评判此次活动的真实效果，认真总结经验教训.