作为会议主办方，每一次会议前期都要进行详细的费用预算工作，要想使自己的会议预算科学合理、拥有较高的准确度，就首先要清楚的了解会议整体所需要涉及到的费用项目，并通过及时准确的数据整理，最终才可以得出整体预算价格。
我们通常将会议预算分为一下几方面内容：
一、场地租赁费用：包括住宿费和会议室相关费用
1、住宿费
大多数的会议都需要有参会代表住宿问题产生，根据本次会议档次、参会嘉宾级别，提前选择合适的会议酒店并委托当地相应的会务接待公司提供折扣价格服务。详细统计参会嘉宾人数后，便可得出具体住宿费用。
2、会场费用
会场费用可详细分为：
(1) 、 会场租金： 一般会议酒店， 都可以提供大小不一的会议室、 多功能厅作为会议场地。 并且场地租金内已包含基础音响设备、灯光设备、纸张、铅笔、矿泉水或茶水服务等。
(2) 、 物料租赁费用： 往往酒店免费提供的会议设备是有限的， 一旦会议需求涉及到 LED 电子屏、 高流明度投影仪、 幕布、 logo 灯、 启动球、 签到机等非标准化会议设备时， 则需要通过专业的会议服务供应商进行另外采购，此部分费用根据需求不同，价格也相差甚多，需要格外注意。
(3) 、布场费用：为了更好的突出会议主题、达到整体性的要求，往往要对会场进行布置，如条幅、 主席台背景板、易拉宝、展架、鲜花绿植等。
(4) 、保障费用：简言之就是为了实现以上要求而需要花费的如运输、仓储、人工等其他费用。
二、交通费用
1、 大交通： 参会嘉宾到会议举办地的往返交通费， 会议举办之前， 要在会议邀请函中注明详细的交通费用参考信息，便于参会嘉宾选择适合自己的交通方式。
2、区间交通：就是会议举办期间的所有会务所需交通费用，如：机场火车站到 酒店的接送费、会议期间考察费等。
3、保障交通：每一次会议活动期间一定要安排至少2台备用保障车辆，便于应对临时突发状况。
三、餐食费用
1、早餐： 常规的酒店客房价格中已经包含早餐费用， 如主办方需要根据自身会务需求特定早餐， 则需要与酒店沟通另行定价
2、正餐
(1) 、 会议期间工作餐： 一般为自助餐， 根据酒店提供的自助餐起订人数、 菜品数量、 用餐标准、 餐厅服务等条件灵活掌握
(2) 、 欢迎晚宴或晚宴： 在会议召开的前一天也就是报到当天或者是会议结束的当天而安排进行的高标准宴会， 这一点需要额外注意， 并委托负责接待的当地会议公司相关人员与酒店提前商定菜品种类、 形式、标准等。
(3) 、酒水服务及其他：宴会标准确定之后，需要落实酒水服务事宜，酒店是否允许自带酒水消费、 选择什么价格标准的酒水以及自带酒水酒店是否收取服务费等细节。
(4) 、 差些标准及次数： 普通的会议酒店是可以允许客人自备茶歇的， 可以委托会务公司提前采购简单果品、速溶饮品、小点心等简单茶歇用品，如果是高星级酒店则通常不允许客户自备茶歇，那么就需要提前跟酒店协商具体价格，一般的高星级酒店茶歇服务是按位收费，且价格较高。
四、其他费用：就是指一些可能会在会议举办过程中临时出现的预料之外的费用，作为一个专业的会议工作人员，一定要在做会议预算时预留此项费用，并以现金形式准备好，随时备用。
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