每当在执行会展或活动前，公司应安排专人负责活动时需要的所有物料，其负责人应提前与客户沟通后，清点所有物料：包括背景板，展架，灯光，人员名单等等，还有活动当天需要的视频和播放设备，音频设备等，然后以活动物料清单为基准，将所有物品汇总到于一处,统一管理, 安排运输。我们公司就一直是这样执行的，负责工作的马老师也是十分敬业和心细的人，常常在活动开始前的几天，每天都查一遍物料，生怕遗漏了，当然他很明白：物料的缺失对活动的影响有多大！
会议会展中的物料，说白了就是我们的成本，就是我们的利润，就是我们的专业性，所以是不能马虎的。所以从多年的经验上讲，物料要有专人负责，活动前反复核对，并与客户沟通好，在搬放和运输的过程中，同样也要有专人负责，这样有什么问题，也方便当时就处理。
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