通常在会议活动签订后，都会提前按合同准备好许多的物料，其中许多物料是小的细节的物品和准备工作，它直接反映出会议公司的专业性，也是客户对公司是否认可的重要因素，三牛文化西宁分公司对此项工作有着丰富的经验，以下具体说明：
现在的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。
一、桌椅、名牌、茶水。
桌椅是最基本的会议设备，可以根据人数的多少或会议的类型来选择桌椅的摆放。圆桌型、U型、报告型。一般人数较少可以采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。
二、签到簿、名册、会议议程。
签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
三、黑板、白板、笔。
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。
四、各种视听器材。
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。
五、资料、样品。
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。
六、会标、背景板，展板。
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画 面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。为渲染会议或活动，会场内外放置展板是有效方法。
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